Cinco "S" que pueden ayudar a cualquier Pyme a ser más productiva

Durante la preparación de un reparto de mercadería, mientras pesaba los productos, quedaban las cajas y plásticos usados por el suelo, desperdicios de la preparación. Con el afán de hacerlo rápido, y terminar la jornada lo antes posible, no prestaba la debida atención y los restos de cajas y plásticos taparon un pallet o base de madera, que al pisar me había doblado el tobillo. Durante mas de 15 días, sufrí dolores al caminar, no podía patear la moto para encenderla y tuve que ser atendido por un quiropráctico o fisioterapeuta popular (conocido como huesero). En una avenida importante, al final de la zona urbana, tenia como cliente un almacén con carnicería, atendida por una pareja. En más de una oportunidad lo visitaba primero en mi recorrida porque abrían temprano, siempre los encontraba limpiando el almacén, ordenando y preparando todo para la jornada diaria. A pesar de que la zona es humilde, calle de tierra, sin desagües pluviales, el almacén estaba limpio y con olor a desodorante de ambiente. Hace 15 días, fui a cobrar a un cliente, la encargada de pagos no encontraba la factura en el escritorio, el mismo que estaba lleno de documentos, igual que los estantes de la repisa. Hubo una diferencia con la encargada de la sucursal que recibió la mercadería, ya que esta última le aseguraba que le había entregado a la encargada de pagos el documento.Estos tres ejemplos de la realidad, son expuestos para hacer la presentación de un método o regla japonesa que es muy sencilla y que ayudó mucho a las pymes en su organización: el método japonés de las 5 "S".Y no es que los japoneses sean mejores que nosotros, ya que dos consultores famosos con sangre japonesa, Yokoi Kenji y Carlos Kasuga, nos aclaran en las conferencias que ofrecen (se las puede ver en YouTube) que simplemente los japoneses son disciplinados. la disciplina es lo que los diferencia."La disciplina tarde o temprano vence a la inteligencia". Yokoi KenjiEste método se llama 5 S, por la traducción de las 5 palabras japonesas.SEIRI: CLASIFICARSEITO: ORDENSEISO: LIMPIEZASEIKETSU: ESTANDARIZACIÓNSHITSUKE: DISCIPLINAClasificar: en necesario e innecesario. Lo innecesario hay que eliminar.Orden: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.Limpieza: mejor que limpiar es no ensuciar.Estandarización: es mantener lo logrado (clasificar, orden y limpieza).Disciplina: respeto a los puntos anteriores y las normas de la empresa.Luego de mi accidente, les puedo asegurar que había cambiado mi espacio de trabajo. Cada determinada cantidad de pedidos que preparaba, me tomaba el tiempo para clasificar, ordenar y limpiar. A esto lo tomé como costumbre y lo incorporé a mi forma de trabajar.Lo mejor de este método es que no necesariamente se aplica en lo operativo, en cualquier ámbito que se maneje una Pyme se puede ser aplicado. Por ejemplo, si tenemos que hablar de las decisiones, en general deberíamos clasificar, en más o menos importante, luego damos un orden, cómo ¿que decidimos primero?, supongamos que sea en base a la gravedad, luego limpiamos de pensamientos que ensucien la decisión. Lo podemos estandarizar este proceso y tomarlo como disciplina.El factor que juega en contra es el tiempo, porque por hacer apurados cometemos errores, y en realidad los errores serían menos si nos tomásemos el tiempo necesario.En la tercera historia, aconsejé a la responsable de la sucursal, que se ordene, y que todos los días, al terminar la jornada o media jornada, anote en un cuaderno los comprobantes (fecha, número de factura, nombre de proveedor e importe) que son entregados a la encargada de tesorería. Quien al controlar debería firmar la conformidad de lo recibido. De esta manera estandarizar este proceso y disciplinar a las personas intervinientes (quien recibe la mercadería, la cajera que anota en el cuaderno, etc.) hará más fácil rastrear un documento extraviado.Un lugar limpio y ordenado, es un lugar agradable para estar. En la segunda historia, a pesar del ambiente donde estaba el almacén, barrio pobre de camino de tierra y sin cloaca, el mismo tenía ese olor al desodorante de ambiente vainilla, y brindaba una sensación de higiene.¿Este método funciona?, si pensamos que la base del proceso productivo de Toyota esta basado en este método, es más, en Toyota se lo creó, me parece que si funciona.(*) Contador. Asesor
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